La convocation à l’assemblée générale de copropriété
Syndic et convocation
La convocation à l’assemblée générale (AG) de copropriété doit être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la tenue de l’AG. Cette obligation incombe au syndic, qui est responsable de l’organisation et du bon déroulement de l’AG. Le syndic doit également veiller à ce que toutes les informations nécessaires soient communiquées aux copropriétaires.
Le syndic est tenu de convoquer au moins une fois par an une AG réunissant tous les copropriétaires, et peut être obligé de convoquer l’AG sur demande du conseil syndical ou d’un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires. Cette obligation permet de s’assurer que les décisions importantes concernant la copropriété sont prises en concertation avec l’ensemble des copropriétaires.
Moyens d’envoi de la convocation
La convocation peut être envoyée par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR), par lettre recommandée électronique (LRE) avec l’accord écrit du copropriétaire, ou remise en main propre contre émargement ou récépissé. Le choix du moyen d’envoi est important car il permet de garantir que chaque copropriétaire a bien reçu la convocation et qu’il est informé de la date, de l’heure et du lieu de l’AG.
La convocation peut également être effectuée par le président du conseil syndical si le syndic ne donne pas suite à sa mise en demeure. Cette procédure exceptionnelle permet de s’assurer que l’AG aura bien lieu, même si le syndic ne remplit pas ses obligations.
L’AG peut être convoquée par le maire de la commune où se situe la copropriété ou par le président de l’Établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d’habitat. Cette mesure permet de garantir la tenue de l’AG en cas de défaillance du syndic ou du conseil syndical.
Inscription de questions à l’ordre du jour
Tout copropriétaire ou le conseil syndical peut demander au syndic (comme Syndic one par exemple) d’inscrire une ou plusieurs questions à l’ordre du jour de l’AG. Cette possibilité permet à chaque copropriétaire de soumettre des sujets importants pour la vie de la copropriété et de s’assurer qu’ils seront discutés lors de l’AG.
Représentation des copropriétaires
Un copropriétaire peut donner mandat à une autre personne pour le représenter à l’AG. Ce mandat permet au copropriétaire de faire valoir ses droits et de participer aux décisions, même s’il ne peut pas être présent physiquement lors de l’AG.
Le mandataire peut déléguer son mandat à une autre personne, sauf si cela est interdit par le mandat. Cette délégation permet d’assurer une représentation effective des copropriétaires absents lors de l’AG.
Destinataires de la convocation et du procès-verbal
Le syndic doit adresser la convocation et le procès-verbal de l’AG au(x) propriétaire(s) du ou des lots de la copropriété, en fonction de leur statut (mariés, concubins, partenaires d’un PACS, membres d’une SCI, usufruitiers ou indivisaires). Cette obligation permet de s’assurer que tous les copropriétaires sont informés des décisions prises lors de l’AG et qu’ils peuvent exercer leurs droits en conséquence.
Déroulement de l’assemblée générale de copropriété
Droit de vote des copropriétaires
Lors de l’AG, chaque copropriétaire a le droit de voter et des décisions sont votées. Le vote permet de prendre des décisions concernant la gestion de la copropriété, comme l’adoption du budget prévisionnel, la réalisation de travaux ou l’élection du syndic. Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix proportionnel à sa quote-part dans les parties communes.
Réunion annuelle et règles de convocation
L’assemblée générale de copropriété se réunit au moins une fois par an pour faire le point sur les finances et la gestion de la copropriété. Cette réunion permet aux copropriétaires de s’informer sur l’état de la copropriété, de discuter des projets en cours et de prendre des décisions importantes.
Des règles de convocation sont mises en place pour garantir le bon déroulement de l’assemblée générale. Ces règles concernent notamment le délai de convocation, les moyens d’envoi de la convocation et les conditions de représentation des copropriétaires.
En cas de modification de l’ordre du jour, les participants doivent être convoqués à nouveau. Cette obligation permet de s’assurer que tous les copropriétaires sont informés des sujets qui seront discutés lors de l’AG et qu’ils peuvent se préparer en conséquence.
Documents relatifs aux sujets à débattre
Le syndic envoie une convocation écrite à tous les copropriétaires, comprenant les documents relatifs aux sujets à débattre. Ces documents peuvent inclure le budget prévisionnel, les devis pour des travaux, les rapports d’activité du syndic ou des prestataires, etc. Ils permettent aux copropriétaires de s’informer sur les enjeux de l’AG et de préparer leurs questions et leurs votes.
Délai de convocation
Le syndic a l’obligation de convoquer les copropriétaires dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice comptable précédent. Ce délai permet de s’assurer que l’AG se tient régulièrement et que les copropriétaires sont informés des résultats financiers de la copropriété.
La loi prévoit un délai de convocation d’au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale, mais ce délai peut varier selon les situations. Par exemple, en cas d’urgence ou de nécessité, le délai de convocation peut être réduit.
Représentation et vote par correspondance
Les copropriétaires peuvent être représentés par un autre membre du syndicat ou voter par correspondance. Cette possibilité permet aux copropriétaires absents de participer aux décisions de l’AG et de faire valoir leurs droits.
Le vote par correspondance doit être reçu au moins 3 jours avant l’assemblée générale et doit exprimer clairement la volonté du votant. Il est important de respecter ce délai pour garantir que le vote est pris en compte lors de l’AG.
Assemblées générales en visioconférence
Les assemblées générales de copropriété en visioconférence sont autorisées pendant la période du covid, même sans vote préalable de la copropriété. Cette mesure permet de garantir la tenue des AG malgré les contraintes sanitaires et de limiter les risques de contamination.
Le système utilisé pour la visioconférence doit permettre la présence de tous les copropriétaires, l’enregistrement des interruptions, l’audibilité et l’identification claire de chacun, et idéalement un mode de vote électronique sécurisé. Ces conditions sont essentielles pour garantir la transparence et la fiabilité des AG en visioconférence.
